Как не раздражать коллег в перепискеБизнес 

Как не раздражать коллег в переписке

Ничто не способно так бесить на работе, как нескончаемый поток электронных писем.

Сложно себе вообразить, как же раньше люди обходились без электронной почты. Еще сложнее представить, как сегодня от нее не сойти с ума. Среднестатистический офисный сотрудник за день разгребает чуть ли не сотню электронных писем. И это далеко не предел. Тут как говорится, дергающимся глазом уже не обойдешься.

И больше всего в электронке раздражает не само ее количество, а та манера «делового» общения, из-за которой чувствуешь себя каким-то смердом или даже рабом. «ТЫ должен», «Сделай до _!», «Это СРОЧНО», «ГДЕ ответ?»… Вот такие «прелести» во всей красе демонстрируют неуважение к человеку и его работе. Notagram.ru подчеркивает речевые штампы, которых нужно избегать в переписке.

Как не раздражать коллег в переписке

Уважать орфографию и пунктуацию

Как не раздражать коллег в переписке

Что больше всего веселит сотрудников? Правильно! Возможность «перемыть косточки» своим окружающим. Когда мы присылаем им очередные «перлы», не стоит сомневаться, что весь отдел, простите, ржет над нашей грамотностью. Даже если возраст берет свое и школьный курс русского забыт, сегодня существует автоматическая проверка орфографии, пунктуации и даже стилистики. Все это нужно для того, чтобы, как минимум, над нами не смеялись.

Электронная почта — это формат делового общения, поэтому не стоит превращать ее в «писанину на заборе», тем самым дискредитируя и обесценивая себя в глазах сотрудников.

Не обращаться формально

Как не раздражать коллег в переписке

«Коллеги» — это обращение, которое может позволить себе босс, и то, в крайне редких случаях, касающихся абсолютно всех. Во всех же иных (текущих) случаях необходимо прямо указывать на того, с кем ведется общение. Если обращение адресуется нескольким сотрудникам, то будут уместны имена. Когда адресатов много, отлично подойдут: «Друзья», «Ребята», «Работники отдела» и т.д.

Адресность в переписке очень важна. Она не заставляет сотрудников чувствовать себя каким-то обезличенными смердами, напротив, позволяет расположить к себе, повысить вовлеченность к проблеме, почувствовать свою важность.

Не допускать пренебрежение и вольности

Как не раздражать коллег в переписке

Пренебрежение — это главный демотиватор и показатель компетенции руководства. Да и не только руководства. Что же касается вольности в электронных сообщениях, она вообще не допустима в деловой переписке. Электронное письмо — это лицо и авторитет, который не стоит марать подобными вещами. Но, к сожалению, большинство из нас не стесняется в электронке переходить на личности, выяснять отношения и ставить себя выше других.

Подобное отношение к окружающим не добавит скорости к решению чего-либо, наоборот, только повысит градус стресса и внутреннего сопротивления, что повлечет за собой только цепочку последующих проблем.

Не позволять себе неискренность

Как не раздражать коллег в переписке

Лицемерие и неискренность — это то, чем прикрываются в самых отвратительных ситуациях. Когда мы беспокоим человека в отпуске, когда хотим нагрузить дополнительной работой, когда пишем то, чему нет места в действительности. Натянутую вежливость видно невооруженным глазом, и от нее ужасно коробит. Уж лучше говорить прямо и по делу, либо вообще ограничиться только формальностью.

Когда мы не можем не сделать то, что у другого вызовет объективный негатив, лучше ограничиться допустимым разумным минимумом. Чем меньше слов, тем лучше. Лучше уж потом, извиниться, при личной встрече.

Не пинать сотрудников письмами

Как не раздражать коллег в переписке

Бомбардировать ящик сотрудников с напоминаниями что-либо сделать — это самый клинический случай из всех возможных. Во-первых, если это так важно, об этом можно сказать лично или позвонить. Во-вторых, с самых первых версий офисного ПО у всех есть возможность создавать задачи, поручения и т. д. Все автоматизировано с подсказками, напоминаниями и отслеживанием прогресса.

Не стоит испытывать людей подобным и использовать электронную почту так, как нам хочется. Вместо этого, лучше потратить время на изучение ее функционала, или научиться планировать распорядок дня подчиненных.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Чуть не забыли, еще интересное

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: