Секреты суперорганизованного почтового ящика

Как бы стремительно не развивались интернет-коммуникации, а электронная почта, с ее патологической тягой к цифровой захламленности, еще долго не покинет корпоративный сектор.

Электронная почта — эффективный инструмент личного и делового общения. Тем не менее, когда в почтовом ящике накапливается огромное количество сообщений, то ни о какой продуктивности не может быть и речи. А если сюда еще и добавить просеивание спама, написание правильных ответов, отслеживание сообщений, — все это уж точно с ума сведет.

Ужасная правда такова, что мы тратим около 1/3 своего рабочего времени на электронную почту, не говоря уже о том, сколько забирает она у нас нервов, чтобы потом хоть как-то сосредоточиться. Сегодня Notagram.ru расскажет, как вытащить свое сознание из черной дыры электронной корреспонденции и наконец-то положить конец цифровому беспорядку.

Секреты суперорганизованного почтового ящика

Оптимизируй свой электронный ящик

Иллюстрация: Dream AI

Поддержание порядка в папке «Входящие» — главная задача для правильной организации электронной почты. Стратегия у каждого будет своя, ведь работа у всех разная, но главное всегда отталкиваться от трех правил:

• удаляем письма, которые больше никогда не понадобятся;
• важные письма, требующие срочных действий, должны оставаться в папке «Входящие»;
• все остальные письма сортируем по тематическим папкам, чтобы к ним можно было вернуться позже.

Не делай систему папок слишком сложной

Иллюстрация: Dream AI

При настройке древа системы папок для электронной почты, важно сохранять простоту структуры с минимальным порогом вложений. Иерархия не должна быть перегруженной. Все должно подчиняться законам тайм-менеджмента: конкретная папка — конкретное время по определенной проблематике. Сделал дело — папка или ее структура осталась пустой.

Используй фильтры и автоматизацию

Иллюстрация: Dream AI

Фильтры и правила помогают экономить время, дабы не тратить внимание на сортировку каждого письма по соответствующей папке. Используя данную автоматизацию, можно сортировать корреспонденцию не только по тематике, но и по важности, приоритетности и очередности. Главное — приучить отправителей педантично относиться к заголовкам электронных писем.

Не отвечай по порядку

Иллюстрация: Dream AI

Во-первых, погружаться в электронную почту нужно только тогда, когда есть время разобраться с ее содержимым. Во-вторых, разбираться с письмами нужно в порядке приоритетности. Если «горящих вопросов» сыпется за промежуток времени слишком много, то хорошим тоном будет завести специальную папку для них. И да, решать проблемы нужно от простой к сложной.

Проводи генеральную уборку

Иллюстрация: Dream AI

Общая концепция идеального почтового ящика должна заключаться в том, чтобы свести к минимуму количество сообщений в нем и устранить ненужный беспорядок в структуре папок. В конце концов, к «зависшим письмам» можно применять правило «трех гвоздей». Это гораздо лучше, чем позволять им болтаться в почтовом ящике или же плодить для них ненужные папки.

Иллюстрация на превью: Dream AI